Erinnern Sie sich, wie es sich anfühlte, als Sie zum ersten Mal von einem alten Nokia auf ein Smartphone umgestiegen sind? Anfangs ungewohnt – und dann konnten Sie sich ein Leben ohne es nicht mehr vorstellen. Mit HRM-Systemen ist es genauso.
Excel-Tabellen, Ordner voller Dokumente, Kalendererinnerungen – all das hat gut funktioniert, solange das Team klein war. Doch wenn das Unternehmen wächst, kommen die alten Werkzeuge einfach nicht mehr mit.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie reibungslos auf ein HRM-System umsteigen – und Ihrem HR-Team das Leben erleichtern. Beginnen wir mit dem Wichtigsten: der richtigen Vorbereitung auf die Veränderung.
Schritt 1. Ermitteln Sie den Bedarf Ihres Unternehmens
Bevor Sie losziehen, um das „perfekte" HRM-System zu finden, lohnt es sich innezuhalten und sich zu fragen: Was genau funktioniert in Ihren aktuellen Prozessen nicht?
Vielleicht haben Sie es satt, Urlaubsanträge über Messenger einzusammeln. Oder ständig zu prüfen, ob Mitarbeiterdokumente abgelaufen sind. Oder Teaminformationen zu jonglieren, die über unzählige Dateien und Ordner verstreut sind.
Holen Sie Ihr HR-Team zusammen und besprechen Sie:
- Was nimmt die meiste Zeit in Anspruch?
- Welche Prozesse sorgen ständig für Frust?
- Was wird am häufigsten vergessen oder geht verloren?
- Woran erinnern Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig?
Sobald Sie all diese Schmerzpunkte aufgelistet haben, wird viel klarer, welche HRM-Funktionen Ihr Unternehmen tatsächlich braucht. Und Sie zahlen am Ende nicht für Werkzeuge, die Sie nie nutzen werden.
Schritt 2. Die Wahl eines HRM-Systems
Sobald Ihnen Ihr Bedarf klar ist, ist es Zeit, das System selbst auszuwählen. Stellen Sie es sich wie den Kauf eines neuen Geräts vor – Sie suchen die richtige Balance zwischen Funktionen und Budget.
Worauf Sie achten sollten:
- Kosten pro Mitarbeiter. Vergessen Sie versteckte Ausgaben wie Einrichtung, Schulung oder Supportgebühren nicht.
- Unverzichtbare Funktionen: Onboarding, digitale Dokumentenverwaltung, Urlaubsverwaltung und alles, was Sie wirklich brauchen.
- Der erste Eindruck: Wenn Sie schon die Demo mit hundert Fragen zurücklässt, ist das ein Warnsignal.
- Kundensupport: Testen Sie während der Testphase, wie schnell und klar man Ihnen antwortet.
Nutzen Sie unbedingt eine kostenlose Testphase. Laden Sie ein paar Kollegen ein, das System zu testen, erstellen Sie typische Aufgaben und gehen Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende durch. So vermeiden Sie unangenehme Überraschungen, nachdem Sie sich festgelegt haben.
Schritt 3. Den Start planen
Sobald das System ausgewählt ist, geht es an die Vorbereitung des Starts. Überspringen Sie diesen Schritt nicht – ohne klaren Plan und definierte Verantwortlichkeiten kann es schnell chaotisch werden.
Stellen Sie zunächst ein Startteam zusammen. Sie brauchen:
- Einen Projektverantwortlichen, der alles im Blick behält
- Einen HR-Manager, der die Prozesse in- und auswendig kennt
- Einen technischen Spezialisten, der Einrichtung und Konfiguration übernimmt
- Eine Pilotgruppe – eine kleine Gruppe von Mitarbeitern für die ersten Tests
Erstellen Sie als Nächstes einen klaren Rollout-Plan:
- Was passiert zuerst? (Normalerweise die Grundeinrichtung und die Datenmigration)
- Was kommt als Nächstes? (Teamschulung und Tests in kleinen Gruppen)
- Wann führen Sie es unternehmensweit ein?
- Wer ist wofür verantwortlich, und wie lauten die Fristen?
Am wichtigsten: Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg messen. Zum Beispiel:
- 90 % der Mitarbeiter nutzen das System wöchentlich
- Das HR-Team spart 10 Stunden pro Woche
- Alle Urlaubsanträge laufen über das System
Schritt 4. Lernen – und andere anlernen
Schritt 5. Der eigentliche Rollout
In der letzten Phase ist das Wichtigste, nicht zu hetzen. Die Einführung eines HRM-Systems ist wie ein Umzug in ein neues Zuhause – es ist besser, etwas mehr Zeit ins Packen zu investieren, als später nach verlorenen Dingen zu suchen.
Beginnen Sie mit den Grundlagen:
- Richten Sie die Unternehmensstruktur ein
- Konfigurieren Sie die Zugriffsrechte
- Fügen Sie den Arbeitskalender hinzu
- Laden Sie die nötigen Dokumentvorlagen hoch
Als Nächstes folgt die Datenmigration:
- Entscheiden Sie, welche Informationen wirklich übertragen werden müssen (ältere Daten können oft im Archiv bleiben)
- Prüfen Sie die Daten auf Richtigkeit, bevor Sie sie übertragen
- Laden Sie die Informationen schrittweise hoch, Abteilung für Abteilung
Testen Sie unbedingt zuerst alles mit einer kleinen Gruppe.
- Bitten Sie das Pilotteam, alle wichtigen Prozesse durchzugehen
- Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigungen korrekt funktionieren
- Bestätigen Sie, dass alle Daten vorhanden sind
Erst wenn alles reibungslos läuft, sollten Sie das System im gesamten Unternehmen ausrollen.
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Schritt 6. Beobachten, bewerten und optimieren
Das System ist live – aber das ist nicht die Ziellinie. Die ersten Wochen zeigen, was gut funktioniert und was noch nachjustiert werden muss.
Behalten Sie alles genau im Auge:
- Sehen Sie, wie oft sich Mitarbeiter im System anmelden
- Prüfen Sie, ob die Prozesse tatsächlich über das HRM-System laufen und nicht „auf die alte Art" erledigt werden
- Verfolgen Sie, wie viel Zeit das HR-Team einspart
Sammeln Sie aktiv Feedback:
- Erstellen Sie ein einfaches Formular zum Melden von Problemen
- Führen Sie einen Monat nach dem Start eine kurze Puls-Umfrage durch
- Sprechen Sie mit den Abteilungsleitern über ihre Erfahrungen
Und am wichtigsten – scheuen Sie sich nicht, Ihre Prozesse anzupassen:
- Vereinfachen Sie alles, was die meiste Verwirrung stiftet
- Fügen Sie Anleitungen dort hinzu, wo die Menschen oft hängen bleiben
- Konfigurieren Sie bestimmte Funktionen neu, wenn sie nicht wie erwartet funktionieren
Denken Sie daran: Es gibt kein perfektes System – nur Systeme, die immer besser werden. Und das passiert, wenn Sie Ihren Nutzern wirklich zuhören.
Auch wenn die Einführung eines HRM-Systems anfangs komplex und stressig erscheinen mag, wird sie mit dem richtigen Plan deutlich überschaubarer.
Der Schlüssel ist, Schritt für Schritt vorzugehen:
- Verstehen Sie zuerst, was Sie tatsächlich brauchen
- Wählen Sie ein System, das wirklich zu Ihrem Unternehmen passt
- Planen Sie den Rollout und bereiten Sie Ihr Team vor
- Sparen Sie nicht an der Schulung
- Führen Sie es schrittweise ein
- Hören Sie auf Feedback und verbessern Sie kontinuierlich
Wenn Sie Ihre HR-Prozesse noch in Excel oder Google Docs verwalten, ist es vielleicht an der Zeit, auf etwas Bequemeres umzusteigen. Beginnen Sie mit einer kostenlosen Testphase eines HRM-Systems – zum Beispiel MayBee. Testen Sie die Kernfunktionen und spüren Sie den Unterschied selbst. Außerdem kann das MayBee-Team helfen, Ihre Daten aus anderen Systemen zu migrieren, die Einrichtung an Ihre Prozesse anzupassen und Sie in jeder Phase der Einführung zu unterstützen.
Wer weiß – schon in einem Monat fragen Sie sich vielleicht, wie Sie je auf die alte Art gearbeitet haben.
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